校直各单位、各部门：

为确保学校各类历史记录收集及时完整，更好地为学校的各项工作服务，现就做好我校2018年度文件材料归档工作的相关事宜通知如下：

一、归档范围

凡在2018年工作中直接产生的，能反映学校工作面貌且具有查考作用的文件材料（包括纸质材料、电子文件材料），获得市级及以上奖励的匾、锦旗、奖杯、证书等，以及校外单位、人士捐赠给学校有重要意义的捐赠品，如名人题词、书画等实物均应向学校综合档案室移交归档。各部门各类档案具体归档范围见附件1。其他未具体列出归档范围的部门，应根据学校存史留档的原则及工作查考需要，做好相关文件材料的归档保存。

二、归档时间

（一）党群类、行政类、科研类、基建类、出版类、外事类、财会类文件材料于2019年3月底前立卷归档。

（二）宣传部负责照片材料、视频材料的归档。

1、照片材料要求以纸质照片与电子文档的形式同时归档保存，并附有全年照片总目录。具体要求如下：

①首先按照片内容拍摄的先后顺序编号；

②一组照片须编写总说明，以横排书写在第一张的正上方；每一单张照片均须编写分说明，排在照片的正下方或左侧。照片说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个方面的内容。于2019年6月底前立卷归档。

2、视频材料的归档。要求以电子文档的形式归档保存，附有视频目录及每个视频标注有摄像的对象、中心内容、摄制时间、地点、摄制人姓名等。每个视频要求标出视频的第一句讲话和最后一句讲话的内容。于2019年3月底前立卷归档。

（三）各二级学院办公室于2019年6月底前负责收集齐全有关毕业班的毕业照并立卷归档。

（四）教学类文件材料于2019年9月底前立卷归档。

（五）科研课题、基建项目、设备招标合同等材料完成一项归档一项。

注：经OA办公系统办理并已完成办理流程的文件（即OA系统“已办流程”里的文件）由党委办公室、院长办公室统一归档；OA系统里没有完成办理流程的文件（即OA系统“在办流程”里的文件），请尽快完成流程归档；没有经过OA系统办理的文件由拟稿部门自行移交综合档案室。（注：2018年文件材料需提交纸质版和光盘）。

三、归档要求

（一）请各单位、各部门主要领导和分管档案工作的领导要高度重视档案归档工作，档案归档工作实行领导负责制，应大力支持并督促部门兼职档案员按时按质完成档案整理、归档工作，确保学校整体归档工作的顺利完成。

（二）请各部门兼职档案员认真对照附件1各类档案具体归档范围，收集、整理本部门需归档的档案材料，按时移交学校综合档案室。归档前须填写好归档移交目录表（一式两份），以作为移交凭证，一份由归档单位留存备查，一份交学校综合档案室。归档移交目录表见附件2。

（三）要求以电子文档形式归档的照片、视频、OA文件等材料，必须使用档案级光盘刻录归档保存，一式两份。

（四）学校拟启动档案归档工作考核机制，定期公布全校各单位、各部门归档情况。

其他未尽事宜如有疑问，请联系学校综合档案室李老师、龙老师，联系电话：5895191。学校综合档案室办公地点：东城校区弘德楼501室。随时欢迎咨询档案工作事宜。

附件：1.yd云顶集团官网各类档案归档范围和保管期限表

2.yd云顶集团官网2018年度档案材料归档移交目录表

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　　 2019年3月4日